BTW berekenen: Dit is hoe!

Ondernemen is al decennialang steeds populairder aan het worden in Nederland. Uit de cijfers van de Kamer van Koophandel blijkt dat het aantal ondernemingen in 2024 wederom is gestegen. Vooral veel mensen kiezen ervoor om als zzp’er te starten. Het aantal zelfstandigen zonder personeel groeide in 2024 procentueel sneller dan het totale aantal ondernemingen.

Deze circa 180.000 nieuwe zzp’ers werken vaak vanuit een passie voor hun product of dienst. Maar bij het ondernemen komen ook andere taken kijken, zoals het bijhouden van de boekhouding. Dit is voor velen een lastige klus. Hoe zit het bijvoorbeeld met de btw, de Belasting Toegevoegde Waarde?

De verschillende Btw-Tarieven

In Nederland kennen we drie verschillende btw-tarieven. Deze tarieven moet je, tenzij je gebruik maakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR), in rekening brengen bij je klanten voor de geleverde producten of diensten. Bij internationale handel, en voor de visserij en de bevoorrading van schepen, geldt een tarief van nul procent. Voor bepaalde diensten en voor voedsel geldt het verlaagde btw-tarief van negen procent. Voor alle andere producten en diensten geldt een btw-tarief van 21 procent. Leveranciers brengen deze btw bij jou in rekening, maar je kunt deze aftrekken, zoals verderop wordt uitgelegd.

Btw berekenen

Ondernemers willen vaak de btw omrekenen, en dat kan best ingewikkeld zijn. Gelukkig zijn er online handige tools beschikbaar om de btw te berekenen. Soms moet je berekenen hoeveel btw je moet toevoegen aan je kostprijs met winstmarge om tot de verkoopprijs te komen. Dit is de berekening van exclusief naar inclusief btw. Soms moet je juist berekenen hoeveel btw je kunt aftrekken van de zakelijke uitgaven, dit is de berekening van inclusief naar exclusief btw.

De belangrijkste formules om btw (met hoog of laag tarief) te berekenen zijn:

1. Totaalprijs inclusief btw: [kostprijs+winstmarge]+ 21% of 9%
2. Alleen btw over de prijs: verkoopprijs x 0,21 of x 0,09
3. Bedrag exclusief btw: prijs / 1,21 of 1,09

Boekhouden vaak niet leuk, maar zeker nodig

Het bijhouden van de boekhouding, en breder nog, de gehele administratie, is een taak waar de meeste ondernemers liever zo min mogelijk tijd aan besteden. Dit komt niet alleen omdat ze het vaak niet interessant vinden, maar ook omdat de wet- en regelgeving in Nederland behoorlijk complex en uitgebreid is en bovendien voortdurend verandert. Desondanks is het cruciaal om je boekhouding goed op orde te hebben en te houden. Dit zorgt ervoor dat je administratie voldoet aan de wettelijke eisen en helpt problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Het is bijvoorbeeld belangrijk om maandelijks, per kwartaal of jaarlijks de btw-aangifte op tijd en correct in te dienen om boetes te vermijden.

Kies voor een online boekhoudprogramma

Een effectief online boekhoudprogramma kan je veel tijd en moeite besparen. Door te kiezen voor een digitaal systeem zoals een online boekhoudprogramma, kun je gemakkelijk je boekhouding bijhouden en bijwerken. Programma’s zoals e-boekhouden.nl, Exact Online, Snelstart of Moneymonk bieden handige functies zoals automatische bankkoppelingen, waarmee transacties direct in je boekhouding worden opgenomen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op menselijke fouten.

Houd je uren overzichtelijk bij

Als zelfstandig ondernemer wil je graag in aanmerking komen voor verschillende belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Hiervoor moet je voldoen aan het urencriterium. Dit betekent dat je in 2024 minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden. Bij een controle van de Belastingdienst moet je dit kunnen bewijzen. Gelukkig zijn er online urenregistratie-apps beschikbaar die je kunnen helpen je uren eenvoudig en snel bij te houden. Als je gebruik maakt van urenregistratie binnen een boekhoudprogramma, worden je uren automatisch geïntegreerd met de rest van je administratie.

Scheid privé- en zakelijke uitgaven

Het scheiden van je privé- en zakelijke uitgaven is als zzp’er ontzettend belangrijk. Het voorkomt onduidelijkheden en zorgt ervoor dat je geen fouten maakt, bijvoorbeeld bij de belastingaangifte. De Belastingdienst vereist dat je een goede administratie bijhoudt. De eerste stap om je privé- en zakelijke financiën uit elkaar te houden, is het openen van een zakelijke bankrekening. Gebruik daarnaast een online boekhoudprogramma om je administratie overzichtelijk te houden. Doe je per ongeluk een privé-aankoop met de zakelijke rekening? Dan kun je deze eenvoudig als privé opvoeren.

Houd je boekhouding up-to-date

Elk kwartaal schieten veel ondernemers in de stress voor de deadline van de btw-aangifte. Maak het jezelf makkelijker door je administratie bij te houden. Plan bijvoorbeeld elke week een uurtje in om facturen, bonnetjes en betalingen te verwerken. Dit geeft je een helder overzicht van je kosten, omzet en winst en betekent dat je nooit meer op het laatste moment je druk hoeft te maken over de aangifte.

Door alles meteen in je online boekhoudprogramma te registreren, blijf je makkelijk bij. Heb je vaak losse papieren bonnen en facturen rondslingeren? Dan kun je ze supersnel digitaliseren met de scan-en-herkenfunctie in een boekhoudprogramma. Dit kan door een foto te maken met de app op je smartphone, het document te scannen of een pdf van de factuur te mailen naar een specifiek mailadres. Zo heb je documenten snel en makkelijk digitaal georganiseerd.

Vergelijk boekhoudprogramma’s voor de beste keuze

Als ondernemer met een klein bedrijf is het logisch dat je scherp let op de kosten van je boekhouding. Veel zzp’ers staan voor de keuze: zelf de boekhouding doen met behulp van een boekhoudprogramma of deze uitbesteden aan een professional. Kies je voor uitbesteden? Dan heb je met een bekend boekhoudprogramma een streepje voor. Veel boekhouders en accountants zijn bekend met erkende software, wat betekent dat je gemakkelijk kunt samenwerken met een specialist die jouw systeem door en door kent.

Zet vandaag nog de stap naar efficiënt ondernemerschap

Een succesvolle onderneming begint met een stevige administratieve basis. Door de adviezen in dit artikel toe te passen, kun je als zzp’er een significante verbetering in je bedrijfsvoering realiseren. Ontdoe jezelf van de stress die gepaard gaat met een chaotische administratie en last-minute aangiftes, en bedenk dat een efficiënt en goed georganiseerd boekhoudprogramma je tijd, energie en geld bespaart.